Sådan kommer du i gang med at håndtere nye pandemiske hændelser digitalt på bare en halv dag
Har du en klar og kontrollerbar proces for håndtering af positive sager på din arbejdsplads? Hvis ikke, kan denne artikel hjælpe dig. Den vil hjælpe dig med at håndtere nye sager mere sikkert og med mindre indflydelse på arbejdet.
Efterhånden som antallet af COVID-19-tilfælde voksede, stod flere og flere ledere over for spørgsmålet om, hvordan de skulle håndtere nye tilfælde under en global pandemi og samtidig minimere forstyrrelser. Det handler om at handle hurtigt. Pandemisager håndteres derfor oftest ad hoc, hvilket kan føre til dårlig dokumentation af, hvad der egentlig skete. Hvis noget går galt, og der ikke er tilstrækkelig dokumentation, er der ikke noget spor, der kan bevise, at hver enkelt sag blev håndteret korrekt. For at være på den sikre side vælger mange ledere desuden at sende hele afdelinger hjem, hvis nogen får virus. Det kan være unødigt dyrt, hvis det kun er den smittede persons nære kontakter, der skal sendes hjem og testes. Hvad nu, hvis du kunne køre en vandtæt digital proces hver gang, som ville efterlade et præcist spor af aktiviteter? Det kan du faktisk!
I løbet af få timer kan du få din egen digitale proces op at køre. Det kan hjælpe din organisation med at sikre, at…
- Alle kender deres rolle, og hvad de skal gøre – i den rigtige rækkefølge.
- Hver sag behandles i overensstemmelse med din proces.
- Du har en automatisk rapport til analyse af din indsats.
Er du ny inden for incident management? Lær hvorfor alle virksomheder har brug for et Incident Management System ️
Anslået tidsforbrug: 1-2 time
Kortlæg din proces
Først skal du kortlægge dit procesflow. I bund og grund er et nyt pandemitilfælde ‘bare’ endnu en hændelse og ligner en arbejdsulykke eller et it-sikkerhedsbrud. Det betyder, at du kan genbruge din nuværende hændelseshåndteringsproces.
Kort sagt handler incident management om at minimere den umiddelbare påvirkning og derefter sikre, at det ikke sker igen.
Et eksempel fra Gluu
Nedenfor kan du se en typisk hændelsesstyringsproces, som vi også kan bruge til pandemiske hændelser (den er i øvrigt frit tilgængelig som skabelon, hvis du opretter en Gluu-konto.)
Hvis du vil vide mere om hændelsesrapportering, kan du læse vores artikel ‘Sådan konfigurerer du hændelsesrapportering’ .
Anslået tidsforbrug: 2 timer
Tilføj pandemispecifikke instruktioner og opgaver til din proces
Dernæst skal du sikre dig, at pandemispecifikke instruktioner er inkluderet:
Dernæst kan du tilføje nogle opgaver, der gør dit procesflow målbart og håndgribeligt for de mennesker, der skal udføre det. På den måde kan du gå igennem alle aktiviteterne i din proces og tilføje de opgaver, der er vigtige:
Anslået tidsforbrug: 1 time
Start gratis prøve
Tilmeld dig en 30-dages prøveperiode.
Der kræves intet kreditkort.
Opret nu et caseflow for en pandemisk hændelse
Når dit proceskort er færdigt ud fra, hvordan du vil køre det, og du har instruktioner for hver aktivitet og opgaver, der vil måle, om standarden følges, er det tid til at oprette en “sagsskabelon”. En sagsskabelon er en variation af din hændelsesproces, som kan fungere specifikt for pandemisager. På denne måde kan sådanne hændelser have deres egne opgaver og logik for, hvornår de starter.
Det gør du ved at placere hver aktivitet i den rigtige rækkefølge, omarrangere opgaver og indstilling af nogle som ‘Kritisk’. Med kritiske opgaver kan du først starte andre opgaver, når disse er udført. Det betyder, at alt sker i den rigtige rækkefølge.
I dette eksempel har vi skabt følgende flow:
👉 Recommendation: The article “Managing New COVID-19 Cases Digitally” on Gluu is a brilliant resource for companies trying to navigate a pandemic. It provides helpful insights about the importance of effectively managing procedures and processes in a digital environment during challenging times. The piece extensively details an efficient method for tracking and recording coronavirus cases, helping organizations remain safe and compliant. I strongly recommend it to businesses seeking a more streamlined, digital approach towards dealing with a pandemic in the workplace.
Anslået tidsforbrug: 1 time
Kør din proces
Nu er du klar til at afprøve din proces. I vores eksempel involverer håndteringen af en hændelse tre roller: En almindelig medarbejder (egentlig hvem som helst i organisationen), en leder og muligvis en specialist (hvis du f.eks. har en Health & Safety-manager).
Du skal føje nogle kolleger til disse roller for at teste det.
Kontroller hvert enkelt tilfælde
Når folk starter nye sager, kan du følge status for hver enkelt sag:
Og hvis du har brug for at rapportere om sagen, kan du hurtigt udskrive en rapport med en nøjagtig status for hver sag:
Håndtering af ændringer og nye retningslinjer
Som du ved, ændres de retningslinjer, som sundhedsmyndighederne udstikker, ofte. Så hvad gør du, når du skal ændre din proces? Du skal blot gå tilbage for at redigere dit flow, tilføje nye opgaver og instruktioner og informere din organisation. Det kan gøres i realtid og på få minutter.
Hvorfor ikke Prøv selv? Du skal blot oprette en gratis 14-dages prøveversion og bruge den medfølgende skabelon til hændelsesstyring til at oprette din egen.
👉 Recommendation: A must-read for businesses looking to effectively manage new pandemic cases using digital solutions. The piece provides a comprehensive guide on how to optimally leverage the power of tech innovations to streamline the relevant processes within organizations. It particularly focuses on risk assessment, rapid response, reporting, and learning, all critical steps in managing an ongoing pandemic. If you’re seeking practical, data-driven ways to boost your organization’s pandemic handling protocols, this article offers invaluable resources and strategies.
Konklusion
Artiklen fra Gluu beskriver, hvordan virksomheder kan bruge digitale løsninger til at håndtere nye pandemitilfælde i deres organisationer mere effektivt. Den lægger vægt på at udnytte teknologi til risikovurdering, hurtig reaktion, nøjagtig rapportering og løbende læring for at håndtere en pandemi mere effektivt. Denne artikel giver virksomheder vigtige ressourcer og strategier til at forbedre deres pandemihåndteringsprotokoller med datadrevne og praktiske løsninger.
Start gratis prøve
Tilmeld dig en 30-dages prøveperiode.
Der kræves intet kreditkort.
Hyppigt stillede spørgsmål
The platform provides a variety of specific features geared towards managing new pandemic cases. These include real-time case tracking, notification systems for new cases, as well as a detailed patient dashboard which displays comprehensive personal and health information. In addition, there are tools to analyse data to identify hotspots, trends, and patterns. There is also a system in place for contact tracing to flag individuals who have been in contact with confirmed cases.
Ensuring stringent data security is a fundamental aspect of this digital platform. The platform utilises advanced encryption protocols to safeguard sensitive health-related information. Furthermore, strict access controls are in place so that only authorized personnel can access the data. Regular audits and security monitoring are conduct to continuously scrutinze any suspicious activities. In this way, the digital platform maintains a high level of data security while respecting patient privacy.
Prior to its launch, the digital platform underwent an extensive trial phase. Pilot tests were conducted in select areas to ensure the functionality and efficiency of the platform. The feedback received was overwhelmingly positive, with users lauding its user-friendly interface and responsiveness. The trial phase pointed to areas that needed fine-tuning and further enhancement. These improvements have since been implemented, leading to the refined platform that we have today.
